Si vous vous êtes essayé à la généalogie, vous avez probablement entendu parler des types de documents standard dans lesquels vous pouvez trouver des informations sur l’histoire de votre famille : les registres d’état civil, les registres paroissiaux, etc.
Dans cet article, nous allons explorer un type de document dont vous n’avez peut-être jamais entendu parler – des documents souvent cachés dans les arrière-salles des bibliothèques et des archives, qui peuvent aider à compléter les informations manquantes que vous n’avez pas pu trouver ailleurs. Ce type de document est connu sous le nom « archives en vrac ».
Documents en vrac versus documents reliés
La plupart des documents que vous connaissez peut-être sont des documents reliés : c’est-à-dire des documents qui ont été reliés en gros volumes pour les maintenir en ordre. Les documents en vrac, en revanche, sont des documents distincts et individuels qui n’ont pas été reliés en un volume. Il peut s’agir de coupures de journaux, de lettres, de reçus et de factures, de photographies, de fiches d’histoire familiale et bien plus encore.
Par exemple, si vous avez trouvé un procès-verbal d’une affaire judiciaire impliquant votre ancêtre, il se peut qu’il y ait d’autres informations à trouver. Il pourrait y avoir des détails fascinants et des trésors trouvés parmi les documents en vrac de l’affaire.
Pourquoi certains documents sont-ils conservés en vrac ? Parfois, il peut s’agir de documents supplémentaires qui ne rentrent pas dans le volume relié en termes de contenu ou de format. Parfois, ils peuvent ressortir dans des endroits inattendus. Par exemple, les gens aiment coller des morceaux de papier dans des livres, comme signets ou simplement comme endroit pour les mettre. Une fois, j’ai trouvé une lettre cachée dans un volume relié qui s’est avérée être une lettre manuscrite adressée à la cour de John « Jack » Hinson, un infâme tireur d’élite de la guerre civile !
De nombreux documents reliés ont été microfilmés ou numérisés, alors que la plupart des documents non reliés ne l’ont pas été. Cela signifie que vous devrez souvent vous rendre aux archives et les demander pour les consulter, mais cela en vaut la peine. En tant qu’archiviste, j’ai l’occasion de traiter quotidiennement ce type de documents et je tombe sur des documents fascinants. J’ai trouvé une énorme quantité d’informations sur ma propre famille dans des archives en vrac.
Différents types de documents en vrac
Dossiers verticaux
Les dossiers verticaux sont un méli-mélo de documents en vrac classés par nom de famille ou par sujet, généralement trouvés dans des classeurs dans la zone de recherche d’une archive ou à l’arrière de la zone de stockage des documents. Ils sont souvent conservés à huis clos et vous devrez en parler à l’archiviste.
Les fichiers verticaux peuvent contenir à peu près n’importe quoi ! Voici quelques exemples de types de documents que vous pourriez trouver parmi les dossiers verticaux :
- Coupures de journaux : elles sont particulièrement précieuses car elles peuvent inclure des éléments extraits des journaux microfilmés. Les journaux peuvent contenir de nombreuses informations généalogiques intéressantes : des faire-part de mariage, des annonces de services, nécrologies, etc.
- Feuilles de groupe de famille/brèves histoires de famille : J’encourage souvent les généalogistes à taper une brève histoire de famille ou une feuille de groupe à donner aux archives locales, car les personnes à la recherche de membres de votre famille pourraient la trouver et être en mesure de vous contacter. C’est l’équivalent low-tech de la fonctionnalité Smart Matching™ de MyHeritage !
- Documents commerciaux : il peut s’agir d’en-têtes commerciaux, de factures, de reçus ou de tout autre type de document utilisé pour gérer une entreprise. Vous trouverez ici des informations précieuses sur les entreprises familiales.
- Photographies : Parfois, les archives créent des collections de photographies, mais si elles sont trop peu nombreuses ou trop variées pour créer une collection cohérente, elles peuvent être ajoutées à des dossiers verticaux.
- Documents donnés et éphémères : c’est là que nous mettons les choses que les gens donnent aux archive – des documents aléatoires qu’ils ont trouvés dans le grenier ou le sous-sol. Ils peuvent inclure divers types de certificats, lettres, cartes de vœux, etc.
Collections de manuscrits
Les collections de manuscrits sont des collections de documents, de fichiers, d’artefacts, de photographies, etc., qui ont été donnés par des particuliers, des entreprises et des organisations. Essentiellement, ce seront les mêmes types d’éléments que ceux que vous trouverez dans les fichiers verticaux, mais dans le cadre d’une collection. Elles peuvent également être appelées « collections de fonds » ou « collections spéciales ». Elles sont rangés dans des chemises et des boîtes.
Les collections de manuscrits sont les collections les plus sous-utilisées dans le monde de la généalogie. Elles ont tendance à être négligées et les gens ne savent pas qu’elles existent. Elles sont rarement numérisés et, historiquement, elles ne font tout simplement pas partie des types de collections que les généalogistes utilisent pour leurs recherches. Mais c’est dommage, car elles contiennent des documents fantastiques.
La partie la plus importante d’une collection de manuscrits est «l’instrument de recherche» : un document produit par l’archiviste lors du traitement de la collection qui sert en quelque sorte de « feuille de route » à la collection. L’instrument de recherche fournit des informations importantes sur la collection et des descriptions de ce qu’elle contient.
Actes de mariage en vrac
Les actes de mariage habituellement utilisés pour les recherches généalogiques proviennent de volumes reliés. Les actes de mariage en vrac comprennent des documents supplémentaires relatifs à l’événement de mariage qui ne faisaient pas partie du volume relié et sont archivés séparément. Ils sont rarement numérisés et généralement introuvables en ligne.
Voici quelques exemples d’actes de mariage en vrac :
- Affidavits
- Lettres d’autorisation parentale (pour les mariés mineurs)
- Obligations
- Résultats des tests sanguins
Documents d’homologation en vrac
Les documents d’homologation en vrac sont le type de documents en vrac le plus connu, et vous avez peut-être vu des dossiers d’homologation au cours de vos recherches. Ils comprennent des documents supplémentaires relatifs à l’homologation du défunt et sont généralement archivés séparément des registres testamentaires et autres documents d’homologation reliés. Comme les actes de mariage en vrac, ils sont rarement disponibles en ligne ou sous forme numérisée.
Voici quelques exemples de documents d’homologation en vrac :
- Affidavits
- Correspondance relative à l’homologation
- Factures
- Reçus
Documents judiciaires en vrac
Les documents judiciaires mobiles sont les « documents de travail » d’une affaire judiciaire, généralement rassemblés dans un paquet et archivés séparément des volumes reliés des dossiers judiciaires. Ceux-ci sont fantastiques à lire, qu’il s’agisse d’une affaire pénale ou civile, car ils contiennent de nombreuses informations que vous ne trouverez pas dans les volumes reliés. Une fois, je suis tombée sur un dossier judiciaire qui contenait la véritable lame de rasoir que l’accusé avait utilisée pour menacer le plaignant !
Voici quelques exemples de documents judiciaires mobiles :
- Affidavits
- Assignations à comparaître
- Déclarations de témoins
- Preuves photographiques
Où trouver des archives en vracs
Donc, maintenant que vous savez ce que sont les documents en vrac et ce qu’ils peuvent contenir, vous devez savoir où et comment les trouver.
Comme je l’ai mentionné, la plupart des documents en vrac ne peuvent être trouvés que dans des archives – et ils sont presque toujours conservés dans les arrière-salles. Vous devrez interroger l’archiviste, le greffier ou le bibliothécaire au sujet de leurs documents en vrac. Parfois, la seule façon de savoir ce qu’ils ont est de les appeler ou de se rendre sur place aux archives et de parler au personnel.
Les documents en vrac sont une mine d’or pour les généalogistes et je recommande fortement de poser des questions à leur sujet dans le cadre de votre liste de tâches à effectuer !
Cet article est basé sur une session Facebook Live (en anglais) avec Melissa Barker. Vous pouvez voir la session complète ici.
