Si vous avez la chance d’avoir de vieilles lettres de famille, vous possédez une mine d’or. La rédaction de lettres a disparu depuis l’invention des emails, des SMS, de Twitter ou de Facebook… Ces vieilles lettres de votre collection de documents généalogiques doivent être conservées pour les générations futures. Que vous ayez 100 lettres ou une seule, elles sont importantes pour votre histoire familiale.
Les lettres sont une collection unique et précieuses de documents. Si ce sont des lettres écrites durant une guerre, celles-ci peuvent avoir non seulement une valeur personnelle, mais aussi une valeur historique, surtout si votre ancêtre a écrit des détails sur la guerre dans ses lettres. Les lettres d’amour sont une excellente source pour les informations généalogiques car elles peuvent vous aider à apprendre comment vos ancêtres se sont rencontrés et sont tombés amoureux.
Ces informations sont inestimables et doivent être conservées.
Comment faire
Tout d’abord, organisez-vous. De nombreux généalogistes ont des boîtes à chaussures pleines de lettres ou des piles de lettres maintenues avec une bande élastique ou un ruban. L’organisation des piles vous aidera à gérer vos documents généalogiques, et au cours de ce processus, vous trouverez probablement des informations que vous ne connaissiez pas auparavant.
- La façon la plus simple de commencer à organiser vos lettres est de les classer par ordre chronologique. Utilisez la date sur la lettre ou la date sur le cachet de la poste sur l’enveloppe, dans tous les cas, soyez cohérent.
- Avez-vous des lettres de plusieurs membres de la famille ? Organisez-les d’abord par nom de famille, puis par ordre chronologique pour chaque nom de famille. Cela vous permet de trouver rapidement et efficacement des lettres d’une personne en particulier.
- Si vous avez des groupes de lettres pour différents événements dans la vie de vos ancêtres, vous pouvez aussi les organiser par événement. Par exemple, rassemblez toutes les lettres de la Seconde Guerre mondiale, toutes les lettres du collège, etc. Après les avoir regroupées, organisez-les par date.
- La partie la plus importante de l’organisation des lettres est de trouver un système qui fonctionne pour vous. Soyez ensuite cohérent dans votre méthode tout au long du processus.
Comment les conserver
Une fois que vous avez choisi une méthode d’organisation, il est temps de faire un travail de préservation, dont le but premier est d’abord de prévenir la détérioration ou la perte de vos lettres.
Devez-vous laisser les lettres dans leurs enveloppes ou les retirer ? La réponse est toujours : sortez les lettres des enveloppes !
Laisser les lettres pliées et dans leurs enveloppes fera plus de dégâts au fil du temps, car chaque fois que quelqu’un les sort et les déplie et les replie, cela affaiblit les plis et augmente le risque de déchirures. Vous ne voulez pas que vos lettres soient endommagées. Voici quelques mesures que vous pouvez prendre à la maison pour vous assurer que vos vieilles lettres de famille restent en bon état.
- Sortez chaque lettre de son enveloppe et dépliez-la pour qu’elle soit à plat. ATTENTION : Conservez chaque lettre avec son enveloppe et veillez à ne pas mélanger les lettres et les enveloppes. Lorsque vous retirez et aplatissez chaque lettre, vous pouvez utiliser un trombone en plastique pour maintenir la lettre dans son enveloppe. N’UTILISEZ PAS de trombones métalliques ou de métal d’aucune sorte (comme des agrafes) sur vos documents! Les agrafes endommageront vos documents en rouillant et en adhérant à vos documents, provoquant des taches et des déchirures lorsque vous essairez de retirer les agrafes du papier.
- Si vos lettres ont été pliées dans leurs enveloppes pendant une longue période, elles peuvent ne pas se mettre à plat automatiquement. Dans ce cas, vous devrez les aider doucement à s’aplatir. Posez la lettre sur une surface propre et sèche à l’abri de la lumière du soleil où elle peut rester intacte pendant un certain temps. Assurez-vous de poser l’enveloppe avec la lettre afin qu’elles ne soient pas séparés, même si l’enveloppe n’a pas besoin d’être mise à plat.
Comment les protéger
Maintenant que vous avez aplati vos lettres, vous êtes prêt à les encapsuler. Le terme encapsuler signifie « enfermer quelque chose ou couvrir complètement quelque chose » . Le but de l’encapsulation de vos lettres et enveloppes est de les protéger complètement des dommages lors de leur manipulation. Idéalement, vous ne devriez pas trop manipuler vos lettres, mais les encapsuler vous aidera également à empêcher la poussière et la saleté de s’y accrocher.
- Achetez des pochettes de documents d’archives qui sont sans acide, sans lignine et qui ont passé le P.A.T. (Test d’activité photographique). Le matériau utilisé dans ces pochettes peut être du mylar, du polyester ou du polypropylène. Les pochettes sont disponibles dans toutes les tailles pour s’adapter à différents types de lettres. Assurez-vous d’obtenir la taille qui correspond à vos lettres et laisse environ 1 cm d’espace tout autour. Vous ne voulez pas trop remplir les pochettes ou avoir trop de place dans les pochettes laissant les lettres glisser. Ne lésinez pas sur cette étape ; le fait de ne pas utiliser les pochettes appropriées peut endommager vos documents.
- Assurez-vous de placer l’enveloppe avec la lettre dans la pochette. Si votre enveloppe a toujours le rabat intact, assurez-vous qu’il soit bien replié et qu’il ne touche pas la lettre : la bande de colle sur le rabat de l’enveloppe peut contenir des produits chimiques qui pourraient endommager votre lettre.
- Lorsque vous aurez placé votre lettre et votre enveloppe ensemble dans la pochette, vous verrez que la pochette se fermera tout de suite autour du document via l’électricité statique. Cela maintient la pochette fermée pour protéger vos lettres et les empêcher de tomber.
Une fois les lettres encapsulées, placez-les dans des dossiers d’archivage, puis dans des classeurs, ou stockez-les dans des classeurs à trois anneaux.
